- Činnosť oddielu sa riadi podľa plánu akcií a rozpočtu schváleného členskou schôdzou .
- Výška rozpočtu a počet plánovaných akcií je podmienený výške schválených finančných prostriedkov do nášho klubu.
- Na plánovanú akciu sa určia vždy dvaja organizátori, ktorý budú mať na starosti organizáciu podujatia. / organizátori za podujatie neplatia žiadne náklady /
- Príspevok na ubytovanie sa poskytuje do výšky 35 € / noc, max na 3 noci.
- Oddiel s tejto sumy prepláca 50% nákladov do sumy 35 € / noc. na každé podujatie sa určia plánované náklady
- Ak sa na podujatie prihlási viac účastníkov a plánované financie nepokryjú skutočné náklady, tento rozdiel si účastníci uhradia sami
- Príspevok na podujatie sa vyplatí za podmienok, že sa podujatia zúčastní min.8 členov klubu.
- V prípade nižšieho počtu sa akcia zruší, alebo si ju účastníci uhradia sami.
- Nakoľko ubytovanie sa musí objednávať v predstihu a platí sa aj záloha za ubytovanie, na podujatie sa prihlasuje vždy záväzne na plánovaný počet nocí. Ak sa prihlásený akcie nemôže zúčastniť musí za seba nájsť náhradu, alebo uhradiť vzniknuté náklady zapríčinené svojou neúčasťou.
- Na podujatie sa nahlasuje vždy na plánovaný počet nocí. Ten kto chce ísť na kratší termín si toto ubytovanie zabezpečuje sám. V prípade skoršieho odchodu z akcií z akéhokoľvek dôvodu si každý účastník zaplatí vzniknuté náklady. Oddiel uhrádza len tie noci kedy tam bol člen fyzicky prítomný.
- Pri podujatiach, kde je obmedzená kapacita ubytovania, platí zásada, že prednosť na podujatie majú tí, ktorí sa prihlásila ako prví a uhradia zálohu. Prednosť majú členovia klubu a až potom nečlenovia.
- Z každého podujatia organizátori predložia správu, zoznam účastníkov a doklady za ubytovanie hospodárke klubu do 14 dní od skončenia akcie. Kópiu odošlú revízorovi, predsedovi a podpredsedovi.
- Správa s podujatia musí byť stručná s popisom kde sa podujatie uskutočnilo, kde sa liezlo / oblasť,štít, cesta, pri skalkách sektor a pod. /
- Organizátori podujatia v predstihu oboznámia, kedy a kde sa podujatie uskutoční ako aj s inými podmienkami / úhrada zálohy, možnosti stravovania, a pod. /
- Ak sa platba za ubytovanie musí zaplatiť v predstihu, a na plánované podujatie sa prihlási menej ľudí, ako sa uvažovalo, rozdiel medzi plánovaným počtom ľudí a skutočne prihlásenými uhradí oddiel.
- Zľava na podujatie vzniká členom HK James ZH a aj tým , ktorí si do 1.3. kalendárneho roka zaplatili členskú známku.
- Na podujatie spojené s metodikou a prvou pomocou náklady na podujatie uhrádza oddiel.
- Záloha za ubytovanie sa do poručuje vracať až, po kontrole dokladov revízorom klubu.